اساليب الرقابة على إدارة المخزون و المخازن

إدارة المخزون و المخازن
والرقابة عليهما
**************
بقلم الأستاذ الدكتور. صابر حسن الغنام

مقدمة:

يعتبر بند المخزون السلعي أحد العناصر الرئيسية التي تتألف منها الأصول المتداولة لذلك فإن موضوع قياس تكلفة المخزون السلعي واختيار الطريقة الواجب تطبيقها لمعالجة المخزون تحتاج إلى اهتمام فائق نظراً لما لذلك من أثر هام على تحديد تكلفــة المنتجات وتكلفة المبيعات وبالتالي على قياس الدخل والمركز المالي ويتألف المخزون السلعي مـن عدة حسابات مثل البضاعة المشتراة بغرض البيع في المنشآت التجارية وحساب مخـزون السلع الجاهزة والمواد الأولية والبضاعة تحت الصنع في المنشآت الصناعية.

وتطبق المنشآت أحد نظامين لجرد المخزون وهما أ-نظام الجرد النهائي:
: إن عملية تقدير المخزون وفق هذا النظام تتم بشكل دوري وعلى أساس الجرد الميداني لمحتويات المخزون وبتاريخ محدد . وعلى هذا الأساس نجد أن قيمة المخزون التي ستظهر في الميزانية هي القيمة التي تم تقديرها ميدانياً والجدير بالذكر هو أن صافي تغيير المخزون
( الفرق بين مخزون أول المدة وآخر المدة) سيتم أخذه بعين الاعتبار عند حساب تكلفة البضاعة المباعة .
.
ب- نظام الجرد المستمر : وفق هذا النظام نحتفظ بسجلات للمخزون تكون جاهزة وقابلة لإدخال التعديلات عليها بما يتناسب مع أحدث التغيرات التي تطرأ على المخزون ويقدم هذا النظام أحدث المعلومات عن حالة المخزون .
نظرياً ليست هناك حاجة في هذا النظام للجرد الميداني,لكن تحتاج الشركات لذلك لإثبات ما هو مدون في سجلاتها .

1. الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن:
تختلف إدارة المخزون Inventory Management في مفهومها عن إدارة المخازن أو المستودعـات فإدارة المخـازن Warehousing Management تهتم أساسا بالأماكن أو المباني والمستودعات المخصصة للاحتفاظ بالأصناف المختلفة من المواد التي تتعامل فيها المنشأة، وذلك من حيث مواقع ومساحات تلك الأماكن وطرق ترتيب المواد داخلها ووسائل المناولـة المستخدمة في تداولها، أعمـال التسلم والحفظ أو الوقايـة والصرف وما يرتبط بها من سجلات أو نماذج ومستندات، وأيضا القوى العاملة المناسبة كما ونوعا للقيام بهذه الأعمال.
أما إدارة المخزون فتركز بصفة أساسية على الأنشطة المرتبطة بتخطيط ومراقبة الأصناف المخزونــة ذاتها، بمــا يكفل تحقيق مجموعــة من الأهـداف التي تتبلور في ضمان الوفـــاء باحتياجات المنشأة من المــواد المختلفة بأكبر كفاءة ممكنة وعدم الإسراف أو إساءة استخدام الأموال المستثمرة في تلك المواد.

2. تخطيط المخزون:
ويتضمن تخطيط المخزون تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج الخاصـة بالاستثمار في المخزون، ويشمل ذلك عـددا من الاعتبارات من أهمها ما يلي :
1ـ تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من وراء الاستثمار في المخزون .
2ـ تقدير الاحتياجات المستقبلية من كل صنف من الأصناف المخزونة .
3ـ تحديد الأوقات أو المواعيد التي يجب أن يتوافر فيها كل صنف .
4ـ تحديـد حجـــم الاستثمار المالي المطلـوب لتوفير هذه الأصنـــاف
ومصـــادر تمويله .
5ـ تحديــد كيفيــــة تدبير أو توفيــر الأصناف المطلوبــة، وما يرتبط بذلك من
سـياسات وإجراءات مختلفة .
6ـ تحديد السياسـات والإجراءات والقواعـد الخـاصة بالاحتفـاظ بالمخزون .

3. مراقبة المخزون:
وأما مراقبة المخزون فتشمل جميع الأنشطة التي تتعلق بتصميم أو اختيار الطرق والأساليب اللازمة للتأكد من سلامة التصرفات والإجراءات الخاصة بتوفير الاحتياجات المطلوبة من المواد وتخزينها والمحافظة عليها حتى وقت الحاجة إليها، وبما يتضمن استمرار الوفاء باحتياجات الجهات الطالبة بالكميات والمواصفات المطلوبة وفي المواعيد المحددة من ناحية، وحسن استخدام الأموال المستثمرة في هذه المواد من الناحية الأخرى .

4. طرق تصنيف المخزون:
تختلف الأسس التي يمكن الاعتماد عليها في تصنيف أو تقسيم الأصناف المخزونة من منشأة لأخرى، وأحيانا في المنشأة الواحدة من وقت لآخر، تبعا لطبيعة عمليات المنشأة ونوعية الأصناف التي تتعامل فيها، والغرض من الاحتفـــاظ بتلك الأصناف ومدى حركتها، ومتوسط رأس المــال المستثمر في المخزون أو معدلات استخدامـــه، وأيضا طبيعــــة الطلب على تلك الأصنـاف. ومن أهم طرق تصنيف المخزون ما يلي:

أ ـ التصنيف على أساس نوع المخزون Type of Inventory
يعد تقسيم المخزون على أساس نوعية المواد المخزونة من أكثر الطرق شيوعا في الحيـاة العملية. وطبقا لهـذا الأسلوب غالبـا ما يتـم تقسيم المخزون إلى الأصناف التالية :
1 ـ المواد الخـام Raw Materials .
2 ـ المواد تحت التشغيل In Process Inventory .
3 ـ الأجزاء والمكونات Components & Subassemblies.
4 ـ مواد الإصلاح والصيانة Maintenance, repair, and operating supplies (MRO) .
5 ـ مواد التعبئة والتغليف Packaging materials.
6ـ المنتجات النهائية أو تامــة الصنع Finished products .
7ـ المخلفات والمواد غير الصالحة للاستعمال Salvage and scrap.

ب ـ التصنيف على أساس الغرض من المخزون Purpose of Inventory
في تصنيف المخزون على أسـاس الغرض من الاحتفاظ به يمكننا التمييز بين نوعين هما :

1 ـ المخزون التشغيلى Operating inventory
يتضح من التسمية أن هذا النوع من المخزون يشمل الأصناف الضرورية كافة لتشغيل النظام الإنتاجي والأصناف التي تتولد منه، وتلك التي تنتج عنه في ظل الظروف العادية للتشغيل، ويحتوى هذا النوع من المخزون على الأصناف كافة المشار إليها في تصنيف المخزون حسب النوع .

2 ـ مخزون الأمان Safety stock .
يقصد به الكميات الإضافية التي تحتفظ بها المنشأة من بعض أو كل أصناف المخزون المشار إليها سابقا ليس بهدف التشغيل وإنما بهدف مواجهة الظروف غير العادية التي قد تواجه المنشأة. وكما هو واضح من التسمية فإن هذا النوع من المخزون يستخدم كوسيلة لتأمين المنشأة ضد حالات زيادة الطلب أو معدلات الاستخدام عن المتوسطات العامة أو طول فترة التوريد عما كان متوقعا من الناحية الأخرى .

ج ـ التصنيف على أساس طبيعة الطلب Nature of Demand
يهتم تصنيف المخزون على أساس هذا المعيار بالتعرف على طبيعة الطلب على المواد المخزونة، ويمكننا في هذا المجال التمييز بين نوعين من الطلب هما الطلب المستقل والطلب التابع أو المشتق :
1 ـ الطلب المستقل Independent demand
ويقصد به الطلب على صنف أو أكثر من أصناف المخزون بالشكل الحالي لها من جانب بعض الأفراد أو المنشآت من خارج المنشأة التي تمتلك هذه الأصناف .
2 ـ الطلب التابع ( المشتق ) Dependent demand.
ويعرف أحيانا باسم الطلب المشتق فيقصد به الطلب على بعض الأصناف التي يرتبط استخدامها بأصناف أخرى. وبمعنى آخر فإن الطلب التابع يمثل الطلب على المواد والأجزاء والمكونات التي تستخدم في تصنيع منتجات أخرى تختلف في الشكل أو الهدف من الاستخدام أو هما معا .

5. الفروق الأساسية للتصنيف:
يمكننا إيجاز أهم الفروق الأساسية بين الأصناف ذات الطلب التابع والأصناف ذات الطلب المستقل فيما يلي:
2/1 تستخدم الأصناف ذات الطلب المستقل في إشباع الطلب الذي يأتي من خارج المنشأة التي تمتلك المخزون.
2/2 بالنظر إلى مكونات النظام الإنتاجي في المنشأة (مدخلات ـ تحول ـ مخرجات) يمكننا التمييز بين الطلب المستقل والطلب التابع .
3/1 يتم تقدير الاحتياجات من الأصناف ذات الطلب المستقل باستخدام أسلوب أو أكثر من أساليب التوقع .
4/1 إن الأساليب المستخدمة في تخطيط ومراقبة المخزون من الأصناف ذات الطلب المستقل تختلف عن الأساليب المناسبة للأصناف ذات الطلب التابع .

6. : معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون:
من المتفق عليه أن اتخاذ قرار بتخصيص مبلغ من المـال للاستثمار في المخزون أو توزيع هذا المبلغ على الأصناف المختلفة من المواد المخزونة ليس هدفا في حد ذاته، وإنما الهدف هو تحقيق النتائج المرجوة من هذا القرار. ومن ثم يتطلب الأمـر الاستعانة بمجموعة من المعايير أو المؤشرات التي يستدل منها على درجة النجاح في تحقيق النتائج المستهدفة، ومن هنا كان عنوان هذه الفقرة " كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون .

فالفعالية Effectiveness تعنى جودة أو درجة سلامة قرار الاستثمار في المخزون، من حيث استناده إلى الأسس العلمية والتجارب السابقة والتوقعات المستقبلية لاحتياجات المنشأة من المخزون وحجم الاستثمارات المالية اللازمة وتوزيعات هذه الاستثمارات على الأصناف المختلفة من المواد.
أما الكفاءة Efficiency فتعنى جودة الأداء أو حسن تنفيذ القرار، من حيث عناصر الكمية والوقت والتكلفة والمواصفات بما يضمن الوفاء بالاحتياجات، وفي الوقت نفسه عدم إساءة استخدام الأموال المخصصة للاستثمار في المخزون.

ومن أهم المعاييرـ التي يمكن الاسترشاد بها في الحكم على مدى نجاح الاستثمار في المخزون ما يلي:
1ـ عدد مرات توقف الإنتاج أو تأخيره وتعطله نتيجة نقص المواد ومستلزمات الإنتاج أو نتيجة نقص قطع .
2ـ عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى تأجيل مواعيد الوفاء باحتياجات عملائها من المنتجات المختلفة أو جزء من هذه الاحتياجات .
3ـ متوسط طول فترة الانتظار بين مواعيد التسليم المتفق عليها مع العملاء ومواعيد التسليم الفعلية إليهم .
4ـ عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى الشراء الطارئ أو الفوري لبعض المواد لمواجهة تغيرات جدول الإنتاج .

5ـ عدد العملاء الذين تركوا التعامل مع المنشأة إلى غيرها نتيجة فقد ثقتهم بالمنشأة .
6ـ حجم الخسائر الناجمة عن ارتفاع أسعار بعض الأصناف التي تحتاجها المنشأة ولم تحتفظ بمخزون كاف منها.
7ـ حجم الخسائر الناجمة عن انخفاض أسعار بعض الأصناف التي تحتاج إليها المنشأة، وتحتفظ منها بكميات كبيرة تفوق احتياجاتها الفعلية .
8ـ حجم الخسائر الناجمة عن المخزون الراكد، والذي يحدث عادة نتيجة سوء تخطيط الاحتياجات من المواد .

ومن الواضح أن المؤشرات السابقة تدور في مجموعها حول فكرة أساسية مؤداها أن تحقيق مستوى جيد من الخدمة سواء للمنشأة أو للعملاء يتطلب من متخـــذ قـــرار الاستثمار في المخزون مراعــاة ثلاثة جوانب أساسية هي :
1ـ ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالمواصفات المطلوبة .
2ـ ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالكميات المناسبة .
3ـ ضرورة توافر المخزون في الوقت المناسب .

7. : تكاليـف المخزون Inventory Costs :
يترتب على اتخاذ قرار بالاستثمار في المخزون تحمل المنشأة لبعض التكاليف، كما أن اتخاذ قرار بعدم الاستثمار في المخزون (رغــم ندرة هذا القرار في الحياة العمليــة) يتطلب اتخــاذ قرار الاستثمار في المخزون من عدمه ضرورة التعرف على طبيعة عناصــر التكاليف المرتبطة بهذا القرار ، وتحليل العلاقة فيما بينها وبين حجم المخزون وذلك بهدف

تحقيق التوازن فيما بينها من ناحية والوصول بإجمالي مكوناتها إلى أقـل حـــد ممكن من الناحيـة الأخرى. وفيما يلي عـرض موجـز لأهـم بنود التكاليـف المؤثرة في اتخاذ قرار الاستثمار في المخزون:

أ ـ تكاليف ذات علاقة طردية
وتشمل هذه التكاليف جميع بنود الإنفاق التي ترتبط مع حجم المخزون بعلاقة مباشرة، أى تلك التي تزداد أو تنقص تبعا لزيادة أو نقص حجم الاستثمار في المخزون وغالبا ما يستخدم اصطلاح تكلفة التخزين Holding / Carrying cost للتعبير عن بنـــود النفقات التي تدخل ضمن هذه المجموعة والتي من أهمها ما يلي:
1 ـ تكلفة رأس المال Cost of capital.
2 ـ تكلفة أماكن ومستلزمات التخزين Cost of storage facilities .
3 ـ تكلفة الضرائب وأقساط التأمين Cost of taxes and insurance .
4 ـ تكلفة التلف والتقادم Cost of deterioration / obsolescence .

ب ـ تكاليف ذات علاقة عكسية
ـ تكلفة الطلب / الإعــداد Ordering / Setup cost .
2 ـ تكلفة شراء / إنتاج الوحدة Production / purchasing cost .
3 ـ تكلفة المبيعات المفقودة Cost of Lost sales .

ج ـ الأضرار والمنافـع Losses and Benefits
بالإضافة إلى التكاليف التي ترتبط مع حجم المخزون بعلاقة طردية أو عكسية توجد مجموعة أخرى من المتغيرات يصعب تحديد نوع العلاقة فيما بينها وبين حجم المخزون. وتنشأ تلك الصعوبة من الطبيعة المميزة لهذه المجموعة من المتغيرات إنها غير مؤكدة، بمعنى أن هناك احتمالا لحدوثها أو عدم حدوثها. كما أن بعض بنود هذه المجموعة قد يتحول من تكاليف إلى وفورات والعكس صحيح، وذلك حسب طبيعة الظروف المحيطة بالمنشأة. وما يهمنا في هذا المجال هو أن هذه المتغيرات يجب دراستها وتحليلها جيدا عند اتخاذ قرار بتحديد حجم الاستثمار في المخزون. ومن أهم العناصر التي تشملها هذه المجموعة ما يلي :
1ـ تغيرات الأسعار Price change.
2ـ خصم الكمية Quantity discount.

8. الرقابة على المخزون :-
هناك العديد من القوانين تنص على الرقابة على المخزون فى معظم الأقطار العربية الشقيقة ، وفى مصر:
تنص المادة ( : يجب على الموظفين المختصين إجراء قيود اللوازم المستلمة والمصروفة دون تأخير وعلى أمين المستودع القيام بمراجعة مستمرة لموجودات المستودع، بحيث لا تقل عن مرة واحدة بالشهر للتأكد من قيد عمليات الإدخالات والإخراجات والأرصدة .

المادة (9) :-
أ. إذا تبين وجود لوازم غير صالحة أو فائضة عن الحاجة يقوم أمين المستودع بإعلام الأمين العام بذلك من خلال رئيسه المباشر ويرفق كشوفات تتضمن أنواع وكميات تلك اللوازم .
ب. على أمين المستودع إخطار الجهات المختصة بأي لوازم قاربت مدة فعاليتها أو صلاحيتها للاستعمال على الانتهاء قبل وقتٍ كافٍ لتتمكن الدائرة من التصرف بها وحسب طبيعة المادة وذلك وفقاً للتعليمات التي تصدرها الدائرة المختصة لهذه الغاية .
ج. يشكل الأمين العام لجنة للكشف على تلك اللوازم وتقديم تقرير بحالتها وفي ضوء ذلك يتخذ الإجراءات اللازمة بشأنها وفقاً لأحكام نظام اللوازم .
المادة(10) : يجب على أمين المستودع أن يكون مهيئاً دائماً وبشكل مستمر لأي عملية جرد أو تفتيش للمستودع بحيث تكون اللوازم التي بعهدته منظمة
ومرتبة بشكل يسهل حصرها وعدها .
المادة(11) : لا يجوز لأمين المستودع أو أي موظف يعمل فيه أن يشارك بعضوية لجنة الجرد لنفس المستودع .
المادة(12) : يراعى في كتاب تشكيل لجان الجرد والتفتيش تحديد المستودعات واللوازم المراد جردها وتحديد فترة زمنية للانتهاء من الجرد .
المادة(13) : تقوم لجان الجرد والتفتيش التي تشكل وفقاً لأحكام نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م بالمهام الموكلة إليها وكما يلي :-
أ) وقف عمليات استلام وصرف اللوازم في المستودع للوازم المطلوب جردها باستثناء الحالات التي لا تسمـح بذلك فيتـم استمـرار
الصرف منها بموافقة الأمين العام أو من يفوضه خطياً وبمعرفة لجنة الجرد .
ب) مباشرة أعمالها بوجود الموظف الذي بعهدته اللوازم، وإذا تعذر ذلك تشكل لجنة من الدائرة لتنوب عنه .
ج) الاتفاق على إشارة معينة توضع على اللوازم التي يتم جردها .
د) في حالة الاختلاف بين أرصدة السجل والموجود الفعلي فعلى اللجنة إعادة الجرد للتحقق من صحة الكميات .
هـ) التأكد من وجود بطاقة الصنف مرمزة ومرصده على كل نوع من اللوازم .
و) التأكد من صحة القيود في سجلات اللوازم ومطابقة الأرصدة الدفترية مع أرصدة بطاقات الصنف .
ز) جرد موجودات المستودع ومطابقة الأرصدة الدفترية مع الموجود الفعلي .
ح) التأكد من أن اللوازم مصنفة ومرتبة في المستودع بشكل يتناسب مع نوع وطبيعة اللوازم
ط) التأكد من نظافة المستودع والساحات التخزينية من الداخل والخارج .
ي) التأكد من توافر وسائل السلامة العامة .
ك) التأكد من توافر وسائل الحماية والأمن للمستودع واللوازم المخزنة .
ل) ملاحظة اللوازم الراكدة والفائضة عن الحاجة ورفع التوصيات المناسبة عن كيفية التصرف بها وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .
م) ملاحظة الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون .
ن) التأكد من التقيد التام بأحكام نظام اللوازم المعمول به والتعليمات والإرشادات المعتمدة .
المادة(14) :-
أ. على لجنة الجرد والتفتيش إعلام الأمين العام بموجب كشف مستقل عن أي نقص أو زيادة في اللوازم لاتخاذ اللازم وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .
ب. يتم إدخال اللوازم الزائدة إلى قيود المستودع بموجب مستند إدخالات ويضاف للرصيد حسب الأصول .
ج. تعد لجان الجرد والتفتيش تقاريرها معززة بالكشوفات الضرورية عن نتائج الجرد وبيان التطابق أو عدمه للوازم التي تم جردها، وتقوم برفع تقاريرها للجهات المختصة
متضمنة ملاحظاتها وتوصياتها .

9. منظومة الرقابة علي المخزون:
عملية الرقابة علي المخزون سواء كان مخزون خامات أو منتج تام من أهم عمليات
الرقابة بالشركة والنظام يفي بجميع الحركات المخزنية المتعارف عليها كذلك يمكن
نظام المخازن من متابعة الرقم المسلسل لكل صنف والمسجل من قبل المصنع أو
متابعة تاريخ الصلاحية ويعمل النظام بصورة متكاملة مع نظامي المبيعات والمشتريات.

10. تـعـريـف الأصنـاف:
من خلال هذه الوظيفة يتم تعريف الأصناف ،رقم الصنف,اسم الصنف بالعربية والإنجليزية وطريقة احتساب التكلفة سواء بالمتوسط AVGأو الوارد أخيرا يصرف أولا
LIFO أو الوارد أولا يصرف أولا FIFO وذلك علي مستوي كل صنف بالمخـــازن
, تصنيف الأصناف إلي مجموعات رئيسية وفرعية ,تعريف وحدات الصرف والاستلام
لكل صنف حيث يمكن الاستلام بوحدة الطن والصرف بوحدة الكيلو أو الياردة ويصرف
بالمتر وهكذا ، كما يجب ملاحظة أنه يمكن الاحتفاظ بصورة للصنف تحديد أسعار البيع
حيث يمكن تحديد أربعة مستويات للأسعار مرتبطة بنوع العميل الذي سيتم الصرف له
وذلك سواء بإدخال نسبة الربح ويقوم النظام بإعطاء سعر البيع تلقائيا أو بإدخال سعر
البيع ويقوم النظام بحساب نسبة الربح مع سماح النظام بإمكانية تغير أسعار البيع في
أية لحظة سواء أوتوماتيكيا أو يدوي.
الأصنـاف المجمعــة
المقصود بها تحديد صنف مجمع يتكون من مجموعة من الأصناف العادية
ويقوم النظام عند صرف الصنف المجمع بصرف جميع مكوناته مباشرة ويمكن استخدام هذه
المهمة في مجالات كثيرة كالتصنيع أو أجهزة الكمبيوتر أو الأطقم .
المـجمـوعــــات
تعريف أسماء مجموعات رئيسية وفرعية يمكن أن يندرج تحتها الأصناف
ذات الطبيعة
المتشابهة مما يساعد علي الحصول علي التقارير والبيانات علي مستويات تجميعية.
حــركــات الخصم
ترتبط هذه الحركات ارتباط تام بنظامي المشتريات والمبيعات فأي حركة خصم تنتج عن
عملية البيع أو مردودات المشتريات ترتبط برقم فاتورة البيع أو المردودات فبمجرد إدخال
رقم فاتورة البيع بإذن الخصم يتم استدعاء كامل بيانات الفاتورة فيقوم مسئول المخازن
بالتأكد من العدد والأصناف ثم يقوم بعملية الخصم وهذا يأتي تتبعا لمنطق السهولة والدقة
وتحديد المسئولية الذي يمتاز بها النظام والتي ترغب في تحقيقها الإدارة ..ويجب الذكر
هنا أن النظام أتاح هنا الحرية الكاملة لأمين المخازن القيام بالحركات سواء بصورة
متكاملة مع البرامج الأخرى أو بصورة مستقلة حيث يمكنه تسجيل الحركات سواء خصم
أو إضافة دون الارتباط بالمبيعات والمشتريات كما أتاح له النظام أيضا إدخال تاريخ
الصلاحية أو الأرقام المسلسلة
حـركـات الإضافــة
ما ينطبق علي حركة الخصم ينطبق علي حركة الإضافة وارتباطها بنظام المبيعات
ومردودات المشتريات.

11. مهام ادارة المشتريات والمخازن الاختصاصات الموكولة إليهم وتشمل :
1- الإشراف على تنفيذ قانون المشتريات والمخازن ولائحته التنفيذية واللائحة المالية للميزانية والحسابات .
2- تحديد احتياجات المكتب من الأجهزة والمعدات و الأثاث و الأدوات المكتبية والمطبوعات في ضوء البيانات الواردة من قسم المخازن و توفير هذه الاحتياجات عن طريق الشراء حسب النظام .
- دراسة طلبات الشراء و دراسة الأسواق و تحديد طرق الشراء و إيضاح أسعار الأصناف و المهمات اللازمة و متابعة طرحها في مناقصات محلية أو عامة و مراجعة العطاءات وعرضها على لجان للبت في اختيار الأصناف .
4- أحكام الرقابة على كل ما يتعلق بأعمال التعاقد ومتابعة إجراءات التعاقد واستيفاء مستندات صرف قيمة الأصناف الموردة وإرسالها إلى قسم الحسابات للصرف .
5- التعاقد مع الموردين عن الأصناف المشتراة و تحديد مواعيد للتوريد وشروط التعاقد وفقاً للإجراءات التي حددها قانون المشتريات و المخازن .
6- مراقبة عمليات التوريد في المواعيد المحددة والتحقق من مطابقة الأصناف الموردة لشروط التعاقد و العينات المتعاقد عليها و متابعة تسليمها للمخازن .
7- دراسة بيانات المخازن عن الأصناف المقرر بيعها لعدم الحاجة إليها أو لعدم صلاحيتها للاستعمال و اتخاذ إجراءات التعاقد لبيعها وفقاً لأحكام قانون المشتريات و المخازن .
8- مسك السجلات الخاصة بالمشتريات والمبيعات والمخازن ما عدا ما يخص أمين المخازن و إلزام المخازن بإمساك السجلات و النماذج المنصوص عليها في اللائحة .
9- تحديد المبالغ اللازمة لتلبية احتياجات المكتب و إدراجها في موازنة المكتب لتوفير الإعتمادات المالية اللازمة .
10- الإشراف على تخزين الأصناف المشتراة لتلبية احتياجات المكتب من الأجهزة و المعدات و الأثاث و الأدوات المكتبية والمطبوعات و الصرف منها وفقاً للوائح والنظام الصادر في هذا الشأن .
11- دراسة معدلات الاستهلاك السنوية للمكتب من مختلف الأصناف .
12- جرد المخازن جرداً مفاجئاً وتحرير المحاضر و إشعار مدير الشؤون المالية بذلك .
13- الإشراف المباشر على أعمال أمين المخازن .
14- تقديم التقارير الشهرية والدورية والسنوية إلى مدير إدارة الشؤون المالية .

12. دليل السلامة في المخازن:
أولاً : اشتراطات السلامة أثناء إنشاء المخازن
1- يجب إقامة كافة منشآت المخازن من مواد غير قابلة للاشتعال، وأن يكون للمخزن أكثر من مخرج واحد .
2- توفير فتحات الإضاءة والتهوية الطبيعية المناسبة مـع تزويـدها بسلك صلب مزدوج ضيق النسيج لمنع إلقاء أي أجسام غريبة داخل المخزن ويجب أن تكون هناك فتحات للتهوية بالأسقف وأيضاً فتحات تهوية سفلية أعلى مستوى الحاجز الأرضي لضمان التجديد الأمثل للهواء، ويجب عند استخدام الإضاءة والتهوية الصناعية أن تكون جميع التجهيزات من الأنواع المأمونة بحيث لا تكون سبباً في إحداث حريق أو انفجار داخل المخازن
3- يجب أن تكون جميع التوصيلات والتجهيزات الكهربائية داخل المخازن مركبة وفق الأصول والمواصفات الفنية التي تضمن سلامة المخازن من خطـر الحريق ولا يسمح بأجـراء أي تعديلات أو إضافات إلا تحت أشراف المسئولين عن الكهرباء .
4- يجب تزويد كل مخزن بسكينة خارجية لفصل التيار الكهربائي عند انتهاء الدوام أو في حالات الطوارئ .
5- يجب تجهيز المخــازن بأجهزة ومعـدات الإطفاء التي تتناسب مع المساحات المخصصة لها ونوعية المواد التي سيتم تخزينها بالمخازن ، ويراعى تجهيز مخازن المواد الكيماوية بنظام للإطفاء التلقائي نظراً لان لها درجة خطورة عالية.
6- يجب تجهيز المخـازن بوسيلة لإنذار الحريق وتوصيلها بغرفة المراقبة بالدفاع المدني والحريق لضمان أعلام الفرق المتخصصة بالدفاع المدني بمكان الحريق مما يضمن انتقالها بسرعة لإخماد الحريق.
7- يجب أن تكون الأبواب والفتحـات الموجودة بالفواصـل من الأنواع المقاومة للنيران ويجب أن تظل مغلقة بصفة دائمة أو أن تكون من الأنواع التي تغلق تلقائياً عند حدوث حريق حتى لا تكون وسيلة لنفاذ النيران منها.
8- يجب أن تكون الأسوار الخارجية المحيطة بالمخازن بالارتفاع المناسب الذي يضمن عدم تسلقها وكذلك بناء غرفة للحارس عند البوابة الرئيسية للمخازن وتجهيزها بمعدات السلامة ولوحة إنذار الحريق الرئيسية ونظام للمراقبة التلفزيونية حتى يتسنى للحارس مراقبة المخازن ضد الحريق أو السرقة .
9- يجب أن تكون الأرضيات مناسبة لطبيعة المعدات المستخدمة في نقل وتخزين المواد داخل المخازن .
10- يجب تقسيم المخازن ذات المساحات الكبيرة إلى وحدات صغيرة وذلك بإقامة فواصل من مواد مقاومة للنيران بحيث يصعب نفاذ الحريق منها وبذلك يمكن حصر الحريق داخل الحيز المحدود دون الانتشار إلى باقي المبنى .

ثانياً : اشتراطات السلامة أثناء التخزين
1- يجب تصنيف المواد حسب طبيعتها وخصائصها وتنفيذ التعليمات المكتوبة على الطرود الخاصة بها ومراعاة تجانسها عند التخزين بحيث يتم تخزين كل نوع مميز من المواد على حده حتى يسهل التعرف على الوسـائل المناسبة لمكافحة الحريق والتي تناسب نوعية المواد المخزونة.
2- يجب مراعاة الترتيب الجيد عند تخزين المواد وذلك بتحديد مواقع الرصات بعلامات واضحة على الأرضيات ويتم الالتزام بها بصفة مستمرة.
3- يجب إلا يبلغ ارتفاع الرصات مستوى الأسقف وأن يكون هناك مسافات لا تقل عن ثلاثة أقدام بين أعلى الرصات والسقف.
4- يجب أن يتم وضع المواد المخزنة على قوائم وأرفف معدنية ولا يتم وضعها على الأرض مباشرة لحمايتها من التلف.
5- يجب التفتيش الدوري على التركيبات والتجهيزات الكهربائية للتأكـــد من سلامتها لمنع حدوث أي شرر كهربائي نتيجة خلل بالتركيبات الكهربائية الممتدة بالمخازن .
6- يجب أن يمنع التدخين نهائياً داخل المخازن مع التشديد في تنفيذ ذلك بكل حزم ويتم تعليق العلامات التحذيرية الدالة على ذلك بمكان ظاهر.
7- يجب استخدام المفاتيح والوصلات الكهربائية التي لا تحدث شرر بأماكن تخزين المواد التي ينبعث منها أبخرة مع العناية بالتهوية المستمرة حتى لا تتراكم الأبخرة .
8- يجب أن تحفظ مفاتيح المخازن بعد انتهاء الدوام في دواليب ذات واجهة زجاجية في مكان مأمون وتحت الحراسة لفتح هذه المخازن عند حدوث حرائق أو في حالات الطوارئ وأن يتم إبلاغ الجهات المختصة فور فقدان أي منها .
9- يجب أتباع الأسس والقواعد العلمية في عمليات تسليم وتسلم المواد الواردة والمنصرفة لضمان فرض الرقابة عليها والحفاظ عليها دون فقد أو ضياع .
10- يجب منع دخول غير المختصين داخل المخازن ووضع النظام المناسب لفرض الرقابة اللازمة لعملية الدخول والخروج للمخازن لحفظ الآمن بها .
11- يجب مراعاة النظافة والترتيب والتنظيم داخل المخازن والتخلص من نفايات التخزين بصفة مستمرة لمنع حدوث إصابات للعاملين أو حرائق، ويجب المحافظة على المحيط الخارجي للمخازن نظيفاً من النفايات أو المهملات سريعة الاشتعال .
12- يجب توفير السلالم المأمونة لاستخدامها بدلاً من الصعود على الكراس أو الطاولات لتخزين المواد أو تناولها من على الأرفف كما يجب توفير مهمات الوقاية الشخصية للعاملين والتي تتناسب مع طبيعة العمل الذي يقومون به للحفاظ عليهم من إصابات العمل.
13- يجب أجراء الصيانة الدورية لأجهزة ومعدات الإطفاء الموجودة بالمخازن وتعليقها في أماكن ظاهرة يسهل الوصول إليها .
14- يجب إجراء صيانة أجهزة إنذار الحريق بصفة دورية وتوصيلها بغرفة المراقبة بالدفاع المدني والحريق ، ويراعى تشغيلها من وقت لأخر للتأكد من صلاحيتها .
15- يجب تعليق التعليمات الإرشادية الدالة على كيفية استخدام أجهزة الإطفاء وكيفية التصرف في حالات الحريق ومسالك الهروب وعمليات الإخلاء عند الطوارئ بمكان ظاهر حتى يتم التعرف عليها وحفظها نتيجة رؤيتها بصفة مستمرة .
16- يجب توفير أجهزة ومعدات الإسعافات الأولية بالمخازن طبقاً لما ورد بقرار سعادة وزير الصحة ووضعها في مكان ظاهر داخل صندوق مكتوب عليه (عبارة إسعاف ورمز الهلال باللون الأحمر ) ويراعى تدريب مجموعة من العاملين على القيام بأعمال الإسعاف الأولى بالجهات المختصة بوزارة الصحة.
17- يجب مكافحة القوارض والحشرات بصفة مستمرة باستخدام المبيدات الحشرية أو أي طريقة أخـرى لضمان الحفاظ على المواد المخزونة وكذلك ضمان سلامـــة التركيبات والتجهيزات الكهربائية سليمة حيث أن وجود القوارض قد يتلف المـواد المخزونة أو قرض الكابلات الكهربائية مما قد يتسبب في نشوب الحرائق.
18- يجب مراعاة عدم ارتفاع الرصات أو قرب المواد المخزنة لمصادر الإضاءة الصناعية لضمان عدم حدوث حرائق بهذه المواد نتيجة ارتفاع درجة حرارتها.
19- يجب أن تخزن أسطوانات الهواء والغازات المضغوطة في وضع رأسي وأن يكون المحبس إلى أعلى .
20- يجب أن تخزن الأخشاب وقطع الأثاث في مكان منفصل ويراعى أن تكون الأرضيات صلبة وجافة لمنع الرشح والرطوبة الذي قد يتسبب في تلفها.
21- يجب التقيد بالسعة الحقيقية للمخازن وعدم تكدس المواد المخزنة بها بما يفوق طاقتها الاستيعابية.
22- يجب أن تكون المكاتب الإدارية للعاملين بمخازن المـواد الكيماوية والخطرة التي قد ينبعث منها أبخرة أو غازات خارج هذه المخازن لحمايتهم من الإصابة بالأمراض المهنية نتيجة التعرض المستمر لها .
23- يجب تخزين المواد المؤكسدة التي تسبب حرائق عند اتصالها بمواد أخرى قابلة للاحتراق في أماكن منفصلة.
24- يجب حفظ المواد التي تتفاعل مع الماء مثل الصوديوم والبوتاسيوم ومسحوق الألمونيوم داخل أوعية محكمة الغلق لا تسمح بنفاذ الماء إلى داخلها ويراعى عزلها عن بقية المخزونات الأخرى.
25- يجب حفظ الصوديوم والبــوتاسيوم والكالســيوم والفوسفور الأصفر تحت أسطح السوائل وذلك لان هذه المواد تحترق ذاتياً بمجرد تعرضها للهواء ( الفوسفور يحفظ تحت سطح الماء والصوديوم يحفظ تحت سطح زيت البرافين ) .
26- يجب عند تخزين المواد الكيميائية مراعاة ما يلي :-
- عدم اتصال الكلورات مع حامض الكبريتيك أو سيانيد البوتاسيوم.
- عدم اتصال اليود بأملاح النوشادر.
- عدم اتصال زيت التربنتينا باليود.
- عدم اتصال سبائك الماغنسيوم باليود أو أى مادة قلوية.
- عدم اتصال برمنجنات البوتاسيوم مع الكحول أو الجلسرين .
وذلك لان هذه المواد لا خطر منها إذا وجدت منفصلة غير أنها تسبب حرائق عند تفاعلها مع مواد أخرى .
27- يجب تخزين نيتريت الصوديوم بعيداً عن المواد الأخرى القابلة للاشتعال أو المختزلة أو أملاح الأمونيوم وعدم تعريضها لدرجات حرارة مرتفعة.
28- يجب تخزين كلوريت الصوديوم في مكان جاف وعند درجة حـرارة (15 ) درجة مئوية ويجب أن لا تلامس المـــادة إي أحماض أو مــواد قابلة للاشتعال مثل الأخشاب ،القش، المواد الدهنية، الزيوت ، نظراً لأنها مادة مؤكسدة قوية ولا تطفأ بالماء ويمكن استخدام الماء فقط لتبريد العبوة من الخارج والعبوات القريبة من العبوة المشتعلة. ويمنـع منعاً باتاً تداول هـذه المــادة باليد أو تعرض العين لها سواء كانت في الصورة الصلبة أو السائلة لأنها تسبب حـروق كيميائية وحرارية.
29- يجب مراعاة عدم تعريض كلورات الصــودا أثنـاء التداول أو النقل لأي أحماض معدنية أو مواد مختزلة أو مواد قابلة للاشتعال.
30- يجب مراعاة الحذر الشديد عند تخزين أحماض الهيدروكلوريك والنيتريك والكبريتك لأنها من المواد الكيميائية السائلة ذات الصفات الخاصة.
31- يجب مراعاة عدم تخزين حامض الهيدروكلوريك بجوار حامض النيتريك أو أية مواد أخرى قوية التأكسد.
32- يجب مراعاة تخزين النترات فى مكان جاف مستقل بعيداً عن المواد العضوية أو المواد القابلة للاشتعال.
33- يجب مراعاة تخزين حامض الكـروميك بعيداً عن المواد القلوية أو المواد المختزلة أو المـواد القابلة للاشتعال ونظراً لخواصه الحامضية والمؤكسدة ، وتراعى احتياطات الوقاية الشخصية فضلاً عن أنها مادة سامة وآكلة للجلد ويؤدى وصولها إلى الجهاز التنفسي أو الهضمي إلى التهابات جسيمة.
34- يجب أن تخزن المـواد القابلة للاشتعال في أماكن باردة بعيدة عن مصادر التجهيزات الكهربائية أو الشرارات الحرارية.
35- يجب عدم استخدام حـواس اللمس أو الشم أو التذوق للتعرف على المواد الكيميائية المخزنة.
36- يجب استخدام الرمال أو التراب لامتصاص الأحماض المنسكبة على الأرض لأنها من أنسب الوسائل من وجهة نظر السلامة ويراعـى معالجة الأحماض المنسكبة على الأرض بكميات وفيرة من الجير المشبع بالماء أو مادة قلوية لأنها من الوسائل المناسبة الواجبة الأتباع .
37- يجب عدم تخزين حامض الكبريتيك مع حامض النيتريك أو أية مادة كيميائية سائلة له صفة التبخر أو تشتمل على عناصر مؤكسدة مثل البيروكسيد ومشتقاته .
38- يجب التصرف السريع فى حالة انسكاب أية مــادة ملتهبة على ملابسك أو أى من أجزاء جسمك ومن الواجب عليك استخدام تيار من الماء على موضع الإصابة مع سرعة التخلص من الملابس الملوثة وعدم الاقتراب من أماكن اللهب المكشوف وذلك لمنع تضاعف الإصابة والحد من خطورتها .
39- يجب توفير التهوية الملائمة داخل المخازن لان ذلك يضمن سلامة المواد المخزونة مع الوضع في الاعتبار مراجعة وسائلها الصناعية بصفة مستمرة .
40- يجب مراعاة وضع الحاويات المعبأة بالمواد الكيميائية الحارقة عند رصها على قواعد بلاستيكية لمنع أحد مسببات الحرائق.
41- يجب مراعاة عدم وضع الحاويات المعبأة بالمواد التي تتصف بصفة التمدد بفعل الحرارة فوق بعضها مباشرة ولكن يراعى وضعها على أرفف لتجنب حوادث انفجارها .
13. التخزين الداخلي:
في كثير من الأحيان تفضل المنشآت الصناعية تخزين المواد الخام أو البضائع الغير تامة الصنع قريباً من مواقع التصنيع لتسهيل عملية النقل وتقليل تكلفة الإنتاج ، ولكن نظراً لاحتواء تلك المخازن على كميات كبيرة من المواد المخزنة القابلة للاحتراق والتي يصدر عنها عند احتراقها حمولة حرارية عالية قد تؤثر على عناصر المبنى المخزنة فيه وتشكل خطورة كبيرة على باقي عناصر المنشأة ولتفادى ذلك يجب معرفة مسببات الحرائق داخل المخازن وتدابير الوقاية منها والتي نوجزها فيما يلي :-

أولاً : أسباب نشوب الحرائق بأماكن التخزين
1- التركيبات والتجهيزات الكهربائية
تعتبر التركيبات والتجهيزات الكهربائية من مسببات الحرائق داخل المخازن ، فالمواد الموجودة بالقرب من التجهيزات الكهربائية مثل الإضاءة أو التدفئة تتعرض للارتفاع الغير عادى في درجة الحرارة ، كذلك قد يصدر شرر كهربائي نتيجة خلل في التركيبات الكهربائية الممتدة داخل المخازن ويتوقع اتصاله بالمواد السهلة الاشتعال ويتسبب ذلك في حدوث الحرائق.
- مواد التدخين كأعواد الثقاب وبقايا السيجارة
يتسبب إلقاء بقايا السيجارة بأمـاكـن التخزين في حدوث حريق نتيجة اتصالها بالمواد السهلة للاحتراق.

3- عمليات اللحام أو القطع أو استخدام الأفران داخل المخازن
قد يصدر عن عمليات اللحام أو القطع أو استخدام الأفران بالقرب من المواد المخزنة شرر أو ارتفاع في درجة الحرارة ويتسبب ذلك في إحداث الحرائق داخل المخازن .

4- استخدام الأجهزة الميكانيكية التي تعمل بمحركات داخل المخازن
أجهزة رفع وتداول البضائع التي تعمل بمحركات قد يصدر عنها شرر أو ارتفاع في درجة الحرارة ويتسبب ذلك في نشوب الحرائق بالمواد المخزنة سريعة الاشتعال .

5- إعدام المخلفات والمهملات بحرقها بالقرب من المخازن
نظراً لوجود المخازن بعيدة عن أماكن التصنيع وعن رقابة المشرفين، لذلك كان واجباً عدم السماح بوجود مواد سهلة الاحتراق بجوار مباني التخزين ، ويراعي دائماً أن تكون نوافذ وأبواب المخازن محكمة الغلق بحيث يصعب نفاذ لهب وشرر الحريق عند وقوعه خارج المبنى إلى الداخل .
ثانياً : التدابير الواجب توافرها للوقاية من انتشار الحريق عند حدوثه
نظراً لكون المخازن تكون مكدسة بالمواد المخزونة سريعة الاشتعال فأن فرصة انتشار الحــريق عند حدوثه تكون كبيرة لذلك كان من الضروري اتخاذ التدابير التي بمنع انتشار الحريق والتي نذكر منها ما يلي:-

1- تقسيم المبنى إلى وحدات صغيرة :يجب تقسيم المخازن ذات المساحات الكبيرة إلى وحدات صغيرة وذلك بإقامة فواصل من مواد مقاومة للنيران بحيث يصعب نفاذ الحريق منها وبذلك يمكن حصر الحريق داخل الحيز المحدود دون الانتشار إلى باقي المبنى.

2- يجب أن تكون الأبواب والفتحات الموجودة بالفواصل من الأنواع المقاومة للنيران ، ويجب أن تظل مغلقة بصفة دائمة أو أن تكون من الأنواع التي تغلق تلقائياً عند حدوث حريق حتى لا تكون وسيلة سهلة لنفاذ الحريق منها.
3- توفير نظام للإطفاء والإنذار التلقائي للحريق : يجب أن تزود المخازن بأجهزة إطفاء الحريق التي تتناسب كماً وكيفاً مع المواد المخزونة والمساحات المخصصة لها ويمكن استخدام نظام إطفاء تلقائي بالمخازن التي تحوى مواد سريعة الاشتعال ولها درجة عالية من الخطورة مثل مخازن المواد الكيماوية0 كما يجب تجهيز المخازن بوسيلة إنذار للحريق لإعلام المتواجدين بوقوع الحريق ، ويتم توصيلها بغرفة المراقبة بالدفاع المدني لضمان أعلام الفرق المتخصصة بالدفاع المدني بمكان الحريق مما يضمن انتقالها بسرعة لإخماد الحريق.

4- التدابير الواجب توافرها لحالات خاصة من التخزين :هناك حالات من التخزين تتطلب احتياطات وقائية خاصة، مثل حالات تخزين الغازات القابلة للاشتعال والسوائل التي لها نقطة وميض منخفضة والمواد التي تنصهر وتتدفق كالسوائل بفعل الحرارة والمواد التي لها خاصية الاحتراق الذاتي والمواد التي تتفاعل مع الماء أو تتشرب به.
السوائل التي لها نقطة وميض أقل من 32م (90ف)
مثل الزيوت البترولية الخفيفة والأسيتون والكحول وهى تتميز بصدور أبخرة قابلة للالتهاب في درجات الحرارة العادية . لذلك يجب حفظ هذه السوائل داخل عبوات محكمة الغلق ويخصص لها مخـزن مستقل تتوافر به التهوية المستمرة وان يكون موقع التخزين بعيداً عن مصادر الاشتعال المسببة للحرائق .

المواد الصلبة التي تنصهر عند تسخينها وتتحول إلى السيولة مثل الشمع
يراعى وجود حاجـز بالأرضيات أمام مواقع الأبواب والفتحات الأخرى لوقف تيار السائل المشتعل ومنعه من الانتقال خارج المكان المخزن فيه.

الغازات القابلة للالتهاب
يراعى أن تخزن في أماكن مستقلة ومنفصلة تماماً عن غيرها من المخزونات وحتى إذا كانت هذه العبوات لغازات غير قابلة للاشتعال فإنه يتوقــع انفجارها عندما ترتفع درجة حرارتها.
المـــــــواد المؤكســــدة
يجب تخزين مخازن مستقلة للمواد المؤكسدة التي تسبب حرائق عند اتصالها بمواد أخرى قابلة للاحتراق من شأنها أن تزيد من شدة الحريق.
المواد التي تتفاعل مع الماء
مثل البوتاسيوم والصـوديوم ومسحوق الألومنيوم التي تتفاعل مع الماء ويصحب التفاعل ارتفاع في درجة الحرارة أو تصدر غازات قابلة للاشتعال لذلك فأنه تشكل خطورة بالغة في حالة استخدام الماء في مكافحة الحرائق. لذلك يجب حفظ هذه المــواد داخل أوعيـة محكمة الغلق لا تسمح بنفاذ الماء إلى داخلها ويراعى عزلها عن بقية المخزونات الاخرى.

المــواد التي تتشرب بالمياه
مثل الحبوب والأقطان والجوت وغيرها من المواد المسامية التي تتفتح عند اتصالها بالماء وهذه المواد عند تشربها بالماء يزداد حجمها بالدرجة التي تؤثر على ترتيب الرصات وتؤدى إلى سقوطها أو قد تؤثر الزيادة في الحجم على جدران المبنى. لذلك يجب مراعاة عزل هذه المواد عن بقية المخزونات الأخرى .

ثالثاً : ترتيب وضع الرصات للمواد المخزنة داخل المخازن
1- يجب أن تكون المواد المخزنة على هيئة رصات بطريقة يسهل الوصول إليها، أم بالنسبة لرصات المواد القابلة للاحتراق فيجب أن تكون بينها فواصل ذات مسافات مناسبة.

2- يجب مراعاة الترتيب الجيد عند تخزين المواد وذلك بتحديد مواقع الرصات بعلامات واضحة على الأرضيات ويتم الالتزام بها بصفة دائمة.

3- يجب ألا يبلغ ارتفاع الرصات مستوى الأسقف وأن تكون هناك مسافة لا تقل عن ثلاثة أقدام بين أعلى الرصات والسقف.

4- يجب أن يتم وضع المواد المخزنة المتوقع تلفها نتيجة تعرضها للمياه فوق قوائم ترفعها عن مستوى الأرضيات بمسافة لا تقل عن ثلاث بوصات أو بالمسافة التي تضمن عدم اتصال مياه الإطفاء المتخلفة على الأرضيات بالمواد المخزنة.

5- يجب أن يتم تخزين كل نوع مميز من المواد على حده حتى يسهل التعرف على الوسائل المناسبة لمكافحة الحريق والتي تناسب نوعية المواد المخزونة.

13.التخزين الخارجي بالعراء:
تختلف التدابير الوقائية الواجب توافرها في حالات التخزين بالعراء عن التي يتم توافرها في حالات التخزين الداخلي ، نظراً لغياب التوصيلات الكهربائية أو الأجهزة الميكانيكية أو الحرارية في مناطق التخزين بالعراء.

أولاً : أسباب الحرائق بأماكن التخزين الخارجي بالعراء
1- اتصال بقايا سيجارة مشتعلة بالمواد المخزنة.
2- اتصال شرر أو أجزاء متطايرة من نار قريبة من موقع التخزين.
3- غالبية الأغطية المستخدمة لحفظ البضائع من التأثيرات الجوية من مواد سهلة الاحتراق التي تساعد على انتشار الحريق بالمواد المخزونة.
4- تعرض المواد المخزنة لدرجات حرارة عالية خاصة في فصل الصيف ويساعد ذلك على اشتعال المواد المخزونة بسهولة.
5- سهولة الوصول إلى المواد المخزنة وحرقها يكون أسهل من حالات التخزين الداخلي بالأبنية المغلقة.

ثانياً : التدابير الواجب توافرها للوقاية من انتشار الحريق
1- إقامة حواجز أو أسوار حول منطقة التخزين .. يجب إقامة هذه الحواجـز والأسوار بارتفاع مناسب يضمن عدم دخول أي من الأغراب الذين قد يتسببون في إحداث الحرائق بالمواد المخزونة أو السرقة .

2- يجب أن تكون منطقة التخزين خالية من الأعشاب الجافة والمهملات .. يراعى إزالة الأعشاب والنباتات الشيطانية ليس فقط بمكان التخزين ولكن أيضاً لمسافات بعيدة قدر الإمكان حول منطقة التخزين.

3- يجب أن تكون أغطية المواد المخزنة مقاومة للحريق .. يراعى أن تكون الأغطية التي تستخدم لوقاية المواد المخزونة من التأثيرات الجوية من الأنواع الغير قابلة للاشتعال أو مقاومة بقدر الإمكان للاشتعال.

4- ترتيب وضع الرصات وتقسيم مناطق التخزين .. يجب مراعاة وضع الرصات وتوفير المسافات الكافية لتسهيل عمليات المكافحة للحريق وإنقاذ الموجودات ، وإذا كانت منطقة التخـزين ذات مساحات كبيرة فيجب تقسيمها إلى أقسام يتخللها طرق ذات أتساع كافي لمرور سيارات ومعدات الإطفاء حتى يتيسر اختيار الموقع المناسب لمباشرة عمليات مكافحة الحريق.

5- توفير أجهزة الإطفاء بمواقع التخزين .. يجب توفير أجهزة الإطفاء التي تتناسب كماً وكيفاً للمساحات ونوعية المواد المخــزونة ويراعى توزيعها في المواقع المناسبة وتركيب العدد المناسب من حنفيات الحـريق على جوانب الطرق الموجودة بمنطقة التخزين ويجب أن تكون جميع أجهزة ومعدات الإطفاء في مواقع ظاهرة يسهل التعرف والوصول إليها.

المخزون من منظور اللوجيستيات:
سيتم عرضه تفصيلا بالملتقى ان شاء الله.

والآن نستعرض ما ورد في المشروع القومي لرفع كفاءة إدارة المخزون الحكومى المصرى

حالة تطبيقية عن المشروع القومي
لرفع كفاءة إدارة المخزون الحكومى المصرى
******************

في إطار توجه الحكومة لحل مشكلة التصاعد المتواصل في حجم المخزون السلعي بالدولة بصورة تتجاوز الحدود المسموح بها اقتصادياً واستمرار ظاهرة المخزون الراكد وما يمثله ذلك من انعكاسات سلبية على الموازنة العامة للدولة .

فقد صدرت قرارات اللجنة الوزارية لرفع كفاءة إدارة المخزون الحكومي بجلستها المنعقدة بتاريخ 21/1/2003 برئاسة السيد الأستاذ الدكتور رئيس مجلس الوزراء التى تعتمد بصفة أساسية في آلية تنفيذها على استخدام الميكنة ونظم المعلومات .

وبدأت الهيئة في تنفيذ المشروع القومي لرفع كفاءة إدارة المخزون الحكومي بالتعاون مع الجهات المعنية بالتنفيذ وهى وزارة الدولة للتنمية الإدارية ومركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار برئاسة مجلس الوزراء بدايةً من تحديد أهداف المشروع فى العناصر الآتية :
- حصر جميع الأصول والمخازن الحكومية .
- رسم خريطة معلومات عن المخازن .
- تخفيض حقيقى وجوهرى بالنسبة لحجم المخزون الراكد وتسهيل عمليات تبادله بين الجهات الحكومية .
- ضبط ومراقبة الإنفاق العام من خلال معرفة كل الأصناف بالمخازن ا لحكومية .
- رفع كفاءة الاستخدام الأفضل للمساحات التخزينية .
- إنشاء نظام للشراء المركزي للأصناف المتكررة الاستخدام يستند إلى ا لتعاقد المركزي والتوريد والاستلام اللا مركزى .

وتحقيقاً لأهداف هذا المشروع – فقد تم اتخاذ الإجراءات التنفيذية له على عدة مراحل تتناول المحاور الآتية :
- المخزون
- العنصر البشرى
- المخازن
- آليات العمل
- التشريع

المحور الأول ( المخزون ):
أولاً : إعداد وإنشاء دليل التصنيف والترقيم لأصناف المخزون السلعي :

وفي خلال هذه المرحلة فقد تم تحديد وتعريف نوعيات المخزون وتصنيفه وتوصيفه وربطه بأرقام تحدد معالمه وذلك بالتعاون بين الهيئة العامة للخدمات الحكومية ومركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار برئاسة مجلس الوزراء والذي أسفر عن وضع دليل للتصنيف والترقيم لأصناف المخزون السلعي – الذى بنى على أساس طبيعة الاستخدام للأصناف – محققاً الأهداف التالية :
1 - مساعدة الأجهزة ا لحكومية المختلفة في الوقوف على حجم ونوع وقيمة المخزون السلعي لديها والمساهمة في تخطيط سياسات الشراء الحكومي .

2 - تجنب الوصول بالمخزون السلعي الى مستوى ا لتخزين الحرج خاصة بالنسبة للمواد أو الأصناف الهامة والإستراتيجية .

3 - المساهمة في إعادة تقدير الاحتياجات من المستلزمات السلعية " المقايسات السنوية " المعدة بمعرفة الجهات المختلفة ومراجعتها بمعرفة الهيئة تمهيداً لإخطار قطاع الموازنة بوزارة المالية بها وبذلك تأتى الاعتمادات المدرجة بصورة واقعية بعيداً عن المبالغة والإسراف .

4 - سهولة التعرف على الأصناف الزائدة عن الحاجة أو الراكدة مما يساعد على سرعة التصرف فيها بإعادتها للاستخدام أو نقلها إلى جهات إدارية أخرى تكون في حاجة إليها أو بيعها وفقا للقواعد المالية المعمول بها .

ثانياً : تدوير المخزون وتصريفه :
وقد تم خلال هذه المرحلة إعداد خطة من شأنها التصرف في المخزون الذي يزيد عن الحد الواجب الاحتفاظ به والجهات ليست في حاجة إليه – وتتمثل هذه الخطة فيما يلي :

الخطوة الأولى ( التبادل البيني الرأسي ):
مراجعة كل جهة رئيسية على حده فيما لديها من أصناف تزيد عن الحد الواجب الاحتفاظ به لتحديدها والقيام بالنشر عنها على جميع الجهات الفرعية التابعة لها للاستفادة منها بدلا من شراء أصناف مثيلة لها وإخطار الهيئة العامة للخدمات الحكومية بما تم من تصرفات للوقوف على حقيقة الموقف في ضوء ذلك .

الخطوة الثانية ( التبادل البيني الاقليمى ):
ما يتبقى من أصناف تزيد عن حد الاحتفاظ للجهة الرئيسية والجهات الفرعية التابعة لها تتولى كل جهة رئيسية النشر عنها على الجهات الرئيسية الأخرى داخل الوزارة أو المحافظة لاختيار ما يلزمها من تلك الأصناف وإخطار الهيئة بما يتم من تصرفات لرصد الموقف في ضوء ذلك .

الخطوة الثالثة ( التبادل البيني العام ):
تتولى الهيئة النشر عن ما يتبقى من أصناف تزيد عن حاجة الجهات على مستوى الوزارة أو ا لمحافظة والجهات التابعة لها – بعد تنفيذ الخطوتين الأولى والثانية – وذلك على كافة أجهزة الدولة لاختيار ما يلزمها من تلك الأصناف بدلاً من الشراء الجديد .

الخطوة الرابعة :
عرض ما لم يتم التصرف فيه بعد تنفيذ الخطوات الثلاث الأولى للبيع بطريق المزايدة العلنية عن طريق الإدارة المركزية للمبيعات بالهيئة وفقاً للقواعد المالية المعمول بها .

المحور الثانى : العنصر البشرى :
ومن خلاله يتم رفع كفاءة العاملين بالحقل المخزنى بما يتناسب مع اهداف المشروع من خلال دور الهيئة العامة للخدمات الحكومية فى مجال التدريب لرفع كفاءة العاملين بالحقل المخزنى لتعريفهم باهداف المشروع واعدادهم لكيفية استخدام الدليل ( التكويد ) فقد قامت الهيئة بتنفيذ التدريب على ثلاث مراحل :ـ

المرحلة الاولى :
تدريب لا مركزى لعدد ( 16533 ) متدرب من مختلف المحافظات وذلك عن طريق مجموعات عمل من الهيئة انتقلت الى المحافظات للقيام بهذا الدور 0

المرحلة الثانية :
التدريب المركزى للعاملين بالحقل المخزنى على اعمال التكويد فى مركز تدريب المشتريات والمخازن والمبيعات التابع للهيئة 0

المرحلة الثالثة :
عقد مؤتمرات ولقاءات مركزية وإقليمية للتوعية والتعريف بالمشروع والحصول على البيانات اللازمة .

المحور الثالث : المخازن :
ويتم من خلاله بناء الخريطة المخزنية وتكويد المخازن من خلال الآليات الآتية :
• حصر المخازن القائمة حاليا 0
• تحديد الحالة الراهنة للمخازن 0
• تطوير المخازن القابلة للتطوير 0

المحور الرابع : تطوير اليات العمل :
• التحول من العمل الدفترى اليدوى إلى العمل الالى 0
• ربط المخازن ببعضها وبالمركز الرئيسى لادارة المخزون الحكومى بالهيئة 0
• تدريب العاملين بالمخازن على العمل الالى باستخدام الحاسبات الآلية 0
• وضع خطة حوافز للعاملين بناء على الوفورات التى تتحقق بميكنة العمل 0

المحور الخامس : تعديل التشريع:
تعديل التشريعات المنظمة للأعمال المخزنية لتتواكب مع التطوير الشامل لرفع كفاءة إدارة المخزون .

وقد أسفرت إجراءات العمل والمتابعة الميدانية والمكتبية بالنسبة للمحاور المشار إليها حتى الآن عن الآتى :-
1- بالنسبة لموقف حصر الأصناف من واقع محاضر الجرد الواردة من الجهات فقد بلغ عدد تلك الأصناف بقاعدة البيانات ( 8.5 مليون ) صنف تكرارى .

2- تم الانتهاء من تكويد (350) الف صنف تقريبا تم تضمينها قاعدة البيانات الخاصة بدليل التصنيف والترقيم لارقام المخزون السلعى .

3- بالنسبة للخريطة المخزنية فان موقف الحصر قد شمل عدد (30000 ) مخزنا .

4 - تم اصــدار العديد من الكتــب الدورية والمنشــورات العامــة لتحفــيز جــهات الدولة على امداد الهيئة بالبيانات الخاصــة بالمشــروع واخرهــا كتاب دورى الهيئة رقم (7) لسنة 2006 .

5- تم تدريب عدد 5489 من العاملين بالحقل المخزنى بمختلف جهات الدولة على أعمال التكويد بمركز تدريب المشتريات والمخازن والمبيعات التابع للهيئة .

6- تم عقد ثلاث مؤتمرات مركزية فى القاهرة للعاملين فى مجال المخازن والمسئولين الماليين بالمحافظات وأجهزة الدولة المختلفة .

7- تم عقد 6 مؤتمرات اقليمية " لامركزية " بالمحافظات للسادة مديرىمديريات الخدمات ومديرى المخازن بها ومديرى المديريات المالية- وذلك بهدف استمرار التوعية بأهمية المشروع القومى لرفع كفاءة ادارة المخزون الحكومى وتوفير البيانات اللازمة له وقد شملت هذه المؤتمرات الستة المختصين بعدد 24 محافظة وذلك على النحو التالى :

* المؤتمر الاقليمى الاول بالاسكندرية فى 16/6/2004 لمحافظات " الاسكندرية ـ البحيرة ـ مطروح " 0
* المؤتمر الاقليمى الثانى بالغربية فى 11/7/2004 لمحافظات " الغربية ـ المنوفية ـ كفر الشيخ ـ الدقهلية ـ دمياط " 0
* المؤتمر الاقليمى الثالث بالاسماعيلية فى 1/8/2004 لمحافظات " الاسماعيلية ـ شمال وجنوب سيناء ـ بورسعيد ـ السويس ـ الشرقية " 0
* المؤتمر الاقليمى الرابع بقنا فى 13/10/2004 لمحافظات " قنا ـ اسوان ـ البحر الاحمر ـ مدينة الاقصر " 0
* المؤتمر الاقليمى الخامس باسيوط فى 30/11/2004 لمحافظات " اسيوط ـ سوهاج ـ الوادى الجديد " 0
* المؤتمر الاقليمى السادس بالمنيا فى 29/12/2004 لمحافظات " المنيا ـ بنى سويف ـ الفيوم " 0

8- تم عقد 12 ورشة عمل تدريبية متخصصة للعاملين بالحقل المخزنى خلال الفترة من 15/9/2004 حتى 31/3/2006 شملت المحافظات التالية :
* ورشة العمل الأولى بمحافظة القليوبية فى 26/9/2005 0
* ورشة العمل الثانية بمحافظة القاهرة فى 2/10/2005 0
* ورشة العمل الثالثة بمحافظة بورسعيد فى 13/11/2005 0
* ورشة الرابعة بمحافظة جنوب سيناء فى 29/11/2005 0
* ورشة العمل الخامسة بمحافظة دمياط فى 4/12/2005 0
* ورشة العمل السادسة بمحافظة الدقهلية فى 11/12/2005 0
* ورشة العمل السابعة بمحافظة الفيوم فى 18/12/2005 0
* ورشة العمل الثامنة بمحافظة بنى سويف فى 28/12/2005 .
* ورشة العمل التاسعة بمحافظة سوهاج فى 6/2/2006 0
* ورشة العمل العاشرة بمحافظة كفر الشيخ فى 14/2/2006 0
* ورشة العمل الحادية عشر بمحافظة الأقصر وأسوان فى 27/2/2006 0
* ورشة العمل الثانية عشر بمحافظة السويس فى 8/3/2006 0

9- تم إصدار عدد (41) نشرة مصلحية على مستوى جهات الدولة المختلفة للنشر عن الأصناف الزائدة عن حاجة الاستخدام فى بعض الجهات حتى يمكنها تدارك ما يلزم منها بدلا من شراء أصناف جديدة .

10 - تم اصدار المنشورين العامين رقمى (10) لسنة 2004 ، (11) لسنة 2005 بالإجراءات الواجب إتباعها لتبادل الأصناف قبل تقرير شراء أصناف جديدة للتأكيد على أهمية التبادل البينى للمخزون وعدم شراء أصناف جديدة إلا بعد قيام الجهات بالتحقق من عدم وجود أصناف مثيلة لها او بديله عنها بمخازنها ومخازن الجهات الأخرى .

11- تم الانتهاء من إعداد مشروع لائحة المخازن الجديدة وجارى مراجعته بمعرفة مجموعة عمل تضم المختصين من الهيئة ومركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار برئاسة مجلس الوزراء وقطاع الحسابات والمديريات المالية وأحد الأساتذة المتخصصين فى إدارة المواد من كلية التجارة ومن ذوى الخبرة – ويهدف المشروع ا لى :
* التحديد الواضح لنطاق سريان اللائحة ( الجهات – الاختصاصات والمسئوليات – الإجراءات ... )
* الأسلوب العلمى في مجال إدارة المواد ( حدود ومستويات التخزين – سياسات التسعير ... )
* التحول من ا لعمل الدفترى الى العمل الالى .
* وضع تعريف محدد لماهية الاصناف الراكدة لمعاونة الجهات في التعرف عليه واتخاذ اجراءات التصرف فيه .
* شمول اللائحة لاجراءات عمل وحدات رقابة المخزون ا لسلعى ووضع نماذج للدفاتر والسجلات الخاصة بها .
* شمول اللائحة لنظام متكامل للرقابة على المخزون والاصول .
* الربط بين النماذج والدفاتر والسجلات والحسابات المخزنية وبين حسابات الأصول والمال العام المستثمر فيه ونظم المحاسبة الحكومية والحسابات الختامية .
* الربط بين إجراءات وسياسات التخزين وقواعد وإجراءات الشراء بما يكفل ترشيد الانفاق العام .

12 - تجربة التبادل البينى:
ومن منطلق ضرورة وأهمية إيجاد اليه يتم من خلالها تطبيق المحاور السابق الاشار إليها ، ونظراً لما أسفرت عنه المتابعة من استمرار ظاهرة المخزون السلعى الراكد – وحتى يتم تقليص قيمة هذا المخزون إلى أدنى حد ممكن فقد قامت الهيئة العامة للخدمات الحكومية بإعداد خطة لإدارة هذا المخزون بهدف الترشيد فيه وتدويره بين جهات الدولة المختلفة ترشيداً للإنفاق العام ووصولا بذلك المخزون إلى الحد الامثل الواجب الاحتفاظ به فى تلك الجهات وما يزيد عن ذلك يتم التصرف فيه بالبيع بمعرفة الهيئة العامة للخدمات الحكومية وإضافة حصيلة البيع لإيرادات الخزانة العامة للدولة .
ومن هذا المنطلق فقد قامت الهيئة بالتعاون مع مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار برئاسة مجلس الوزراء ووزارة الدولة للتنمية الإدارية ومستشارى وزير المالية لتكنولوجيا المعلومات باتخاذ خطوات فعالة لتنفيذ تجربة للتبادل البينى للأصناف تشمل عينة من ثلاث جهات ممثلة للقطاعات المختلفة للموازنة العامة للدولة وهى وزارة المالية ومحافظة الجيزة والهيئة العامة لمشروعات الصرف يتم من خلالها تطبيق أهداف المشروع بداية من عمليات الحصر المطلوبة والتدريب وميكنة العمل المخزنى .

ويتم تطبيق هذه التجربة من خلال ميكنة العمل المخزنى وذلك من خلال المحاور الاتية :
- إنشاء قاعدة بيانات لموجودات المخازن وحركة المخزون ومعدلات استخدام الأصناف وبناء الخريطة المخزنية لوزارة المالية ومحافظة الجيزة والهيئة العامة لمشروعات الصرف .
- إنشاء مركز متطور بالهيئة العامة للخدمات الحكومية يدار على أسس اقتصادية يتم من خلاله تنسيق عمليات التبادل البينى بين الجهات الحكومية من خلال احتياجات الجهات والأصناف الزائدة عن الحاجة فى جهات اخرى .
- الخروج بالتقارير والمؤشرات نتيجة للتطبيق العملى لتعميمه على كافة جهات الدولة كمرحلة تالية .
وفيما يلى الخطوات التنفيذية للتجربة بالنسبة لجهات العينة :
1 - إنشاء مركز رئيسى للتبادل البينى بالهيئة العامة للخدمات الحكومية يتبعه مراكز التجميع الرئيسية بالجهات الرئيسية محل التجربة وعددها 20 جهة .

2 - إعداد نظام آلى للمخازن بالتعاون مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية يتم تجربته في جهات العينة المشاركة في التجربة .

3 - قيام وزارة الدولة للتنمية الإدارية بتسليم الجهات المشاركة أجهزة حاسب الى محمل عليها النظام المقترح تجربته .

4 - تم تدريب عدد اثنين من العاملين بكل جهة من الجهات المشاركة على النظام لتشغيله بجهاتهم .

5 - قيام الهيئة بالمتابعة الميدانية والمكتبية لجهات العينة المشاركة في التجربة للوقوف على المعوقات التى تعترض التنفيذ وإيجاد الحلول المناسبة لها بالتعاون مع المختصين بوزارة الدولة للتنمية الإدارية و مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار برئاسة مجلس الوزراء .

6 - بعد انتهاء الفترة التجريبية سيتم تحليل نتائج التجربة التى سيتم على أساسها تعميمها على جهات اخرى مرحليا .
والله الموفق والمستعان،،،،،،
أ.د. صابر حسن الغنام
م/ن

بارك الله فيك اخي فارس

على الموضوع القيم والمميز

وفي انتظار جديدك الأروع والمميز

لك مني أجمل التحيات

وكل التوفيق لك يا رب

شكرا جزيلا بارك الله فيك على المجهود

يسلمووووووووووووووو على الموضوع الرائع
دائماا مبدع ورائع بما تقدمه
شكراا ليك وتقبل مروري المتواضع

بارك الله فيك

يعطيك ربي العافيه
ويسلم يميناك على الطرح المتميز والإبداأإأإع
و بكل شؤؤؤق ننتظر إبدأعاتك
تحياتي وشكري لك

» برنامج تسيير المخزون Gestion de Stock (نسخة مجانية)
» اساليب التنشئة الاجتماعية غير السوية تجاه الأطفال المعاقين عقلياً
» الرقابة المصرية تحذف مشاهد الرقص من مسلسلات رمضان 2012
» كتاب إدارة المشروعات
» كتاب فن إدارة الأزمات